Assistant Admnistratif au Conservatoire de Musique H/F - Annemasse - Les Voirons Agglomération

Le conservatoire de musique à rayonnement intercommunal est un nouveau service public d'Annemasse Agglo présent sur 7 sites (Annemasse, Bonne, Cranves-Sales, Gaillard, Machilly, Vétraz-Monthoux, Ville-La-Grand). Il se compose d'une équipe de près de 70 professeurs et une équipe de direction et administrative de de 12 personnes. Créé en 2021, il propose un apprentissage instrumental, vocal et théâtral par cursus adapté à chacun et s'adresse à toutes personnes, enfants et adultes. Cet apprentissage peut s'effectuer dans le cadre d'un enseignement spécialisé organisé en cursus et en cycle, et dans le cadre de pratiques collectives.(musique classique, jazz, musiques actuelles).

1. Missions administratives :
Accueil téléphonique et renseignement des usagers concernant les inscriptions et réinscriptions.
Traitement administratif des dossiers d'inscription et de réinscription.
Saisie et mise à jour des données dans le logiciel métier.
Vérification de la complétude des dossiers administratifs.
Suivi des listes d'attente et mise à jour des effectifs.
Gestion des échanges avec les familles (courriels, relances, demandes de pièces complémentaires).
Appui à l'organisation administrative de la campagne d'inscriptions.
2. Gestion budgétaire :
Traitement des bons de commande.
Suivi administratif des engagements de dépenses.
Gestion et traitement des factures.
Classement et suivi des pièces administratives et comptables.
Appui administratif courant permettant de décharger l'assistante du Conservatoire.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat (courriers, comptes rendus).
Vous disposez de notions en comptabilité publique et êtes à l'aise avec les procédures administratives.
Adaptable, discret(e) et organisé(e), vous savez gérer les situations relationnelles difficiles avec neutralité et sérénité. Bon(ne) communicant(e) à l'oral comme à l'écrit, vous appréciez le travail en équipe tout en faisant preuve d'autonomie.
EC159465

• Travail en équipe
• Autonomie
• Compte-rendu
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique