Assistante de Direction et de Conduite d'Opérations H/F - Annemasse - Les Voirons Agglomération

La direction du patrimoine de l'architecture et infrastructures (DPAI) c'est 70 agents répartis dans 4 pôles : Conduite Opérations Bâtiment, Aménagement Urbains/Voire/Modes Actifs, Energie et Centre Technique :
- Assurer la conduite d'opération pour des projets de construction, de rénovation et réhabilitation de bâtiments lors des phases de programmation, de conception et de réalisation.
- Assurer la conduite d'opération d'aménagement urbain, de voirie et de modes actifs
- Mettre en oeuvre la politique énergétique de la collectivité
- Assurer le parfait entretien et maintenance des biens immobiliers dans le respect de la règlementation en vigueur

1 1- Apporter une aide permanente à la directrice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi des dossiers
- Organiser la vie professionnelle de la direction : gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance...
- Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique : prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivre les projets et activités de la direction : intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
- Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
2- Assurer l'ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d'opération
3- Assurer l'exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPAI :
- Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée au service
- Assurer la coordination de l'élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l'exécution du budget
- Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d'ouvrage
- Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires
4-Assurer les missions de référent commande publique pour l'ensemble de la DPAI
5- Animer le pôle des assistantes de la direction

Titulaire d'un Bac +2 en Gestion ou Assistanat, avec une expérience solide en finances et marchés publics et une bonne connaissance des collectivités territoriales. La maîtrise des logiciels comptables (Ciril apprécié) et bureautiques est nécessaire, ainsi que des compétences en gestion administrative, suivi budgétaire et facturation.
De bonnes qualités rédactionnelles sont attendues, avec une capacité à créer des outils de suivi efficaces et à proposer des procédures adaptées. Rigoureux, organisé et force de proposition, avec un bon esprit d'équipe et le sens de la communication.
EC159465

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note