Assistant - Assistante de Gestion H/F - Roguet

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais afin que la personne puisse être formée par la personne à remplacer avant son départ mi-juillet.

Durée du travail hebdomadaire : 39h (8h-12h / 13h-17h du lundi au jeudi - 8h-12h / 13h-16h le vendredi)
Poste à pouvoir à notre bureau de Bonne (pour la société ROGUET ENVIRONNEMENT)
Salaire horaire : 16,00€ bruts/heure
Formation : Bac +2 en gestion, administration ou équivalent souhaité
Expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement dans le secteur du paysage, ou BTP

La personne recrutée travaillera en étroite collaboration avec la Direction, la Comptabilité, le Bureau d'Etudes, les Conducteurs de Travaux et l'Assistante Administrative, et :

Aura comme tâches les plus courantes :
* Secrétariat administratif et commercial
* Accueil physique et téléphonique
* Rédaction et saisie des devis et contrats, en lien avec les équipes techniques
* Le suivi administratif des chantiers : validation des commandes, gestion des acomptes et des appels de fonds,
* L'établissement des factures clients particuliers, entreprises, résidences (formation au logiciel Dreamflore en interne, et Extrabat)
* L'établissement des situations de marchés
* La saisie des règlements et le suivi des relances clients
* Classement des bons journaliers de travail des équipes de chantiers et autres documents
* Gestion de plannings en collaboration avec l'équipe de notre magasin piscine (pour les rendez-vous de mise en route et hivernage des piscines des clients)

Devra avoir pour compétences :
* Connaissance impérative des marchés publics (et utilisation de Chorus)
* Bases de comptabilité
* Connaissance des logiciels les plus courants : Word, Excel, Outlook

Disposera des qualités suivantes :
* Sérieux
* Rigueur dans le suivi des procédures internes à l'entreprise
* Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités
* Aisance dans la communication avec les clients pour l'ensemble du suivi administratif de leurs dossiers, et avec les Maîtres d'Ouvrage et Maîtres d'oeuvre
* Bon relationnel, esprit d'équipe pour une bonne communication interne des informations nécessaires au bon fonctionnement des services

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classement, archivage,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Mettre à jour un dossier, une base de données,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Connaissance des marchés publics

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services d'aménagement paysager

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

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