Secrétariat Particulier et Accueil Physique et Téléphonique de l'Hôtel de Police d'Annemasse. H/F - 74

Secrétariat - courrier :
Assure le secrétariat particulier de la cheffe de la circonscription d'Annemasse
Gestion des agendas,
Rédaction de courriers et autres notes,
Suivi de certains dossiers réservés (ex: suivi des félicitations)
Préparation des déplacements de la cheffe de la circonscription d'Annemasse
Établissement des demandes de bons de transport (SNCF), frais de stages et de mission (logiciel CHORUS DT) des agents de la DIPN et de la CPN d'Annemasse,
Gestion des boîtes de messagerie fonctionnelle de la DIPN, de la CPN Annemasse - Suivi des commandes inhérentes à ces boîtes - préparation de réponses - distribution des courriels aux services ayant à en connaître
Mise en ligne sur le site intranet de la direction départementale des notes de service de la CPN d'Annemasse,
Assure la gestion du courrier (arrivée et départ) qui comprend:
le suivi et l'enregistrement du courrier (arrivées / départs) sur les applications «Alice» et «SUIVIJUD» et sur «LRPPN» en sortie pour les procédures judiciaires,
l'affranchissement du courrier départ,
Contrôle et transmission des demandes de vote par procuration
ADR - formation obligatoire
Accueil de l'hôtel de police d'Annemasse:
Principales missions au titre de l'accueil physique:
Organisation et suivi des plannings des agents,
S'assurer que le logiciel informatique relatif aux personnes accueillies soit bien renseigné, afin de disposer de statistiques fiables inhérentes : à la fréquentation, au délai de prise en compte des plaignants, aux délais d'attente, aux jours et aux heures d'affluence, aux motifs de venue.
Veiller à l'actualisation et à l'approvisionnement de la documentation mise à disposition des usagers,
Suivre l'enregistrement de tâches administratives simples réalisées par les agents d'accueil, à savoir:
suivi et enregistrement des objets trouvés,
enregistrer les déclarations de perte de documents d'identité,
assurer la tenue du cahier des doléances des usagers,
garantir la tenue du registre des contrôles judiciaires,
rédaction ou mise en forme de courriers et autres documents administratifs